Betalingen onderweg in Exact Globe Next
Tussen het moment dat u uitgaande betalingen (of incasso's) verwerkt in Exact Globe Next en het moment dat u het bankafschrift met de uitgevoerde betalingen importeert (of handmatig inboekt) in Exact Globe Next zit een bepaalde periode. In deze periode zijn de betalingen 'onderweg'. Ook in die tussentijd wilt u natuurlijk een correcte weergave van de cijfers tot uw beschikking hebben. Bovendien wilt u kunnen zien welke betalingen al in behandeling zijn genomen en welke banktransacties kunnen worden verwacht op het eerstvolgende afschrift.
De mogelijkheden met betrekking tot de registratie van 'betalingen onderweg' transacties zijn zeer divers. Hetzelfde geldt voor het inzicht in het 'betalingen onderweg' saldo in Exact Globe Next. In dit document wordt daarom de werking van 'betalingen onderweg' in Exact Globe Next uitgelegd. De volgende punten komen aan de orde:
Een belangrijke reden om te werken met ‘Betalingen onderweg’ is omdat er wordt gewerkt met gecomprimeerde bankafschriften. Een gecomprimeerd bankafschrift bevat per betalings/incasso-run (batch) een totaalbedrag van alle betalingen/incasso’s in die betalings/incasso-run, zonder de gegevens van de individuele openstaande posten. Een ongecomprimeerd bankafschrift bevat wel alle afzonderlijke bedragen van elke betaling/incasso. Bedrijven kiezen voor gecomprimeerde afschriften omdat dit goedkoper is bij een groot aantal transacties. Bedrijven moeten namelijk per transactieregel een bepaald bedrag betalen aan hun bank.
Als een bedrijf heeft gekozen voor gecomprimeerde afschriften, dan is er logischerwijze geen andere mogelijkheid dan om met ‘Betalingen onderweg’ te werken in Exact Globe Next. Dit wordt hieronder uitgelegd.
Stel dat ‘Betalingen onderweg’ NIET wordt gebruikt in Exact Globe Next:
Bij het verwerken van een betalingsrun worden dan onderstaande twee openstaande posten niet afgeboekt maar blijven ze openstaan (met de status dat ze betaald zijn, zie het rode kruisje).
Als de betalingsrun is afgehandeld door de bank en ‘terugkomt’ op het gecomprimeerde afschrift, dan is dit 1 regel van 300 EUR. Deze ene bankafschriftregel moet eigenlijk worden gekoppeld aan beide openstaande posten.
Per bankafschriftregel kan echter maar 1 relatie toegewezen worden. Het is daarom niet mogelijk om 1 bankafschrift regel te koppelen aan de openstaande posten van meerdere relaties.
Om de bankafschriftregel wel te kunnen inboeken is het dus noodzakelijk dat van te voren de openstaande posten zijn afgeboekt bij de oorspronkelijke relaties en zijn opgeboekt bij de bankcrediteur.
Om dit te mogelijk te maken dient u gebruik te maken van ‘Betalingen onderweg’. In dit document staan de verschillende werkwijzen met betrekking tot betalingen onderweg verder uitgelegd.
Naar boven
Er zijn twee verschillende methodes om met 'betalingen onderweg' te werken in Globe Next: 'niet journaliseren' en 'wel journaliseren'. Het verschil tussen beide methodes is het feit of er wel of geen financiële transacties worden aangemaakt bij het verwerken van de betalingen. De methode kan worden bepaald via [Systeem, Instellingen, Bank], op onderstaande wijze.
Niet journaliseren
Wel journaliseren
Door 'Betalingen journaliseren' en 'Betalingen onderweg' aan te vinken kiest u voor deze methode. De methode 'wel journaliseren' heeft vervolgens twee varianten: de grootboekrekening 'Betalingen onderweg' kan er één zijn van het type 'Crediteur' of van het type 'Neutraal'. In het onderhoud van deze grootboekrekening bepaalt u met het veld 'Subadministratie' wat het type is van de rekening 'Betalingen onderweg':
Naar boven
De werking van de methodes wordt eerst in een schema met behulp van de journaalposten weergegeven en vervolgens toegelicht.
Niet journaliseren
| Actie |
Rekening |
Debet |
Credit |
Crediteur |
Status |
| Inboeken inkoopfactuur |
Kosten |
100 |
|
Handel |
Open |
| Crediteur |
|
100 |
Handel |
| Verwerken betaling |
|
|
|
|
Onderweg |
| |
|
|
|
| Inboeken bankafschrift |
Crediteur |
100 |
|
Handel |
Betaald |
| Bank |
|
100 |
Handel |
Bij het verwerken van betalingen wordt er bij deze methode geen financiële transactie aangemaakt. De status van de betaalde openstaande post wordt alleen veranderd in 'betalingen onderweg'. Bij het importeren of inboeken van bankafschriften boekt u de betaalde openstaande posten af.
Wel journaliseren type 'Neutraal'
| Actie |
Rekening |
Debet |
Credit |
Crediteur |
Status |
| Inboeken inkoopfactuur |
Kosten |
100 |
|
Handel |
Open |
| Crediteur |
|
100 |
Handel |
| Verwerken betaling |
Crediteur |
100 |
|
Handel |
Betaald |
| Onderweg |
|
100 |
Handel |
| Inboeken bankafschrift |
Onderweg |
100 |
|
Handel |
|
| Bank |
|
100 |
Handel |
Bij het verwerken van betalingen wordt er bij deze methode wel een financiële transactie aangemaakt. De betaalde openstaande posten worden met deze transactie afgeboekt naar de rekening 'Betalingen onderweg'. Bij het importeren of inboeken van bankafschriften boekt u naar de rekening 'Betalingen onderweg'.
Wel journaliseren type 'Crediteur'
| Actie |
Rekening |
Debet |
Credit |
Crediteur |
Status |
| Inboeken inkoopfactuur |
Kosten |
100 |
|
Handel |
Open |
| Crediteur |
|
100 |
Handel |
| Verwerken betaling |
Crediteur |
100 |
|
Handel |
Betaald |
| Onderweg |
|
100 |
Bank |
Onderweg |
| Inboeken bankafschrift |
Onderweg |
100 |
|
Bank |
Betaald |
| Bank |
|
100 |
Bank |
Bij het verwerken van betalingen wordt er bij deze methode wel een financiële transactie aangemaakt. De betaalde openstaande posten worden met deze transactie afgeboekt naar de rekening 'Betalingen onderweg'. Doordat de rekening 'Betalingen onderweg' van het type crediteur is wordt er door deze transactie een openstaande post aangemaakt bij de bank-crediteur. De bank-crediteur is de crediteur die gekoppeld is aan het gebruikte betaalmiddel [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden].
De 'Betalingen onderweg' rekening die standaard wordt voorgesteld bij het toewijzen van bankafschriftregels aan de bank-crediteur, is de crediteurenrekening die is gekoppeld aan de bank-crediteur. in dit geval betreft dit de 'Betalingen onderweg' rekening.
Nu worden bij het verwerken van de betalingsrun de beide openstaande posten afgeboekt bij de oorspronkelijke crediteuren en opgeboekt bij de bankcrediteur.
De gecomprimeerde bankafschriftregel kan nu eenvoudig worden ingeboekt omdat beide posten nu bij één relatie (de bank-crediteur), open staan.
In het veld 'Onze ref' kunt u middels <F2> de beide posten selecteren.
Als de bankafschriften niet handmatig worden ingevoerd in het bankboek, maar worden geïmporteerd in Exact Globe Next dan is het nog eenvoudiger. Via het menupad [Cash flow, Invoer, Af te letteren] kunnen de posten worden gegroepeerd op runnummer en afgeletterd met de gecomprimeerde afschriftregel.
Naar boven
Welke ‘betalingen onderweg’ methode het beste voor u is, hangt sterk af van het type afschrift dat u ontvangt van uw bank. Er zijn twee soorten afschriften: ongecomprimeerde en gecomprimeerde. Een gecomprimeerd bankafschrift bevat per betalings\incasso-run (batch) een totaalbedrag van alle betalingen\incasso’s in die betalings\incasso-run, zonder de gegevens van de individuele openstaande posten. Een ongecomprimeerd bankafschrift bevat wel alle afzonderlijke bedragen van elke betaling\incasso. Bedrijven kiezen vaak voor gecomprimeerde afschriften omdat dit goedkoper is bij een groot aantal transacties. Bedrijven moeten namelijk per transactieregel een bepaald bedrag betalen aan hun bank.
Niet journaliseren
Een ongecomprimeerd afschrift gaat alleen goed samen met de methode 'niet journaliseren'. Alleen bij deze methode zijn namelijk de oorspronkelijke openstaande posten nog niet afgeboekt na het verwerken van de betalingen. Bij het importeren van afschriften kunnen daardoor in principe alle openstaande posten automatisch worden herkend en afgeletterd. Doordat de oorspronkelijke openstaande posten afgeletterd worden met de daadwerkelijke betalingen op het afschrift is het inzicht in uw geldstromen optimaal.
Wel journaliseren type 'Neutraal'
Deze methode heeft geen voordelen ten op zichte van de methode 'wel journaliseren type crediteur'. Er zijn wel een aantal nadelen. Bij deze methode wordt weliswaar een financiële transactie aangemaakt bij het verwerken van betalingen en is het 'betalingen onderweg' saldo op rekening-niveau nog duidelijk, maar op subadministratie-niveau is er geen inzicht meer in de geldstromen. Daarnaast is er geen eenvoudige koppeling mogelijk tussen de oorspronkelijke openstaande posten en de bankafschriftregels. Deze methode is alleen nog aanwezig vanwege compatibiliteitsredenen met eerdere pakketten.
Wel journaliseren type 'Crediteur'
Als er een gecomprimeerd afschrift wordt ontvangen dan gaat het inboeken alleen goed samen met de methode 'wel journaliseren type crediteur'. Bij deze methode worden de openstaande posten afgeboekt bij de crediteur die u betaalt en worden de posten opgeboekt bij de bank-crediteur. Bij het importeren van het afschrift kan de gecomprimeerde afschriftregel worden toegewezen aan de bank-crediteur en vervolgens worden afgeletterd met de openstaande posten. Als de methode 'niet journaliseren' gebruikt wordt, dan wordt het lastig om alle betaalde posten van de verschillende crediteuren op één crediteur te krijgen zodat deze met de afschriftregel kunnen worden afgeletterd.
Naar boven
Afhankelijk van de 'betalingen onderweg' methode kan het saldo op verschillende overzichten worden opgevraagd. In onderstaand schema staan vier belangrijke overzichten waarbij is aangegeven of ze wel of niet gebruikt kunnen worden per methode.
| |
Niet journaliseren |
Wel journaliseren type 'neutraal' |
Wel journaliseren type 'crediteur' |
| De grootboekkaart- (en) betalingen onderweg |
n.v.t. |
 |
|
| De crediteurenkaart van de bank-crediteur. |
n.v.t. |
 |
|
| Het overzicht [Cash flow, Betalingen, Betalingen onderweg] |
|
|
|
| De saldilijst [Cash flow, Verslagen, Saldilijst] |
|
|
|
Overzicht 1: De grootboekkaart betalingen onderweg [Financieel, Grootboekkaart, Kaarten]
Overzicht 2: De crediteurenkaart van de bank crediteur [Financieel, Crediteuren, Kaarten]
Overzicht 3: Het overzicht [Cash flow, Betalingen, Betalingen onderweg]
Overzicht 4: De saldilijst [Cash flow, verslagen, Saldilijst]
Naar boven
Met de module E-POS kunt u o.a. betalingen met pin, chipknip en / of creditcard in de kassa registreren. Het geld komt bij deze betaalmethodes niet direct in uw kassa maar is een bepaalde periode 'onderweg' via Interpay en uw bank. Per betaalmethode kunt in de module E-POS aangeven via welke betaalmiddel het geld bij u binnenkomt. Vanwege de grote hoeveelheid transacties die in kassa's kunnen worden geregistreerd ontvangen gebruikers van E-POS meestal gecomprimeerde afschriften. Bij gecomprimeerde afschriften hoort zoals eerder beschreven altijd de 'wel journaliseren type crediteur'-methode. In onderstaand schema wordt met behulp van journaalposten de combinatie 'betalingen onderweg' en E-POS uitgelegd.
| Actie |
Rekening |
Debet |
Credit |
Debiteur |
Crediteur |
Status |
| Ingeven kassatransactie |
Debiteur |
100 |
|
Klant |
|
Open |
| Omzet |
|
100 |
Klant |
|
| Verwerken kassabon |
Debiteur |
|
100 |
Klant |
|
Betaald |
| Onderweg |
100 |
|
|
Bank |
Onderweg |
| Inboeken bankafschrift |
Bank |
100 |
|
|
Bank |
Betaald |
| Onderweg |
|
100 |
|
Bank |
Bij het verwerken van de kassabon wordt de openstaande post van de klant afgeboekt naar de rekening 'betalingen onderweg'. Doordat de rekening 'betalingen onderweg' van het type 'crediteur' is wordt er door deze transactie een openstaande post aangemaakt bij de bank-crediteur.
Naar boven
Gerelateerde onderwerpen
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
Details |
Document ID: |
11.026.846 |
| Assortment: |
Exact Globe+
|
Date: |
26-09-2022 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |